各部门：

档案收集归档是各部门一项重要的年度基础工作。为全面做好2026 年度各类文件材料的收集、整理与归档工作，保证档案资料真实、完整、规范，现就有关事项通知如下：

一、归档范围

1、2025年1月1日至12月31日，学校在教学、科研、管理和其他各项工作、活动中形成的具有保存价值的材料，包括文件、报表、声像、实物、电子档案等不同形式、载体的材料。各部门对照《成都中医药大学部门立卷归档范围及保管期限表》进行分类整理。

2、2025年以前应归档但尚未归档的档案材料，分年度分类别组织整理完毕后一并归档。

3、除本部门收发文等材料外，还应注重对本部门组织的重大活动、重要会议、重大项目实施过程中直接形成的有保存价值的文字、电子、声像和实物等原始材料的收集归档。

4、重视电子文件的归档。我校继续执行纸质档案和电子文件的同步归档。各部门在整理纸质档案的同时，应同时上传PDF格式的电子文件到档案管理系统中。

5、会计档案、招投标档案、基建档案因归档数量较大、专业性较强，归档前需按规范进行预立卷工作，需提前沟通归档事宜。

二、归档时间

为避免接收档案过分集中堆积、难以及时入库的情况出现，请各单位按照《成都中医药大学2026年度各部门归档工作时间期限表》（附件1）的安排及时移交归档。全校文书档案应于2026年6月30日前完成移交工作。

三、归档要求

1、按照《部门档案管理员操作手册（2024版）》（附件2）中的要求进行归档材料的分类和整理，形成《部门移交档案明细表》（附件3），纸质版一式两份（须经分管领导签字盖章）、电子版一份。

2、整理纸质档案材料同时，如有声像、电子类、实物类档案请一并整理移交。

3、归档材料必须是原件，必须完整、齐全，且符合文件印制规范。

4、《部门档案归档范围》或档案工作分管领导及兼职档案员如有变动请及时反馈档案馆联系人。

四、培训与指导             

部门在归档过程中，有任何问题请及时通过微信、电话等方式与档案馆工作人员联系，档案馆可提供一对一的上门业务指导服务。

联系人：吴老师 何老师   联系电话：028-87770437，通过联系人获取相应附件。

                      成都中医药大学档案馆

                       2026年4月13日