1、学校各部门因公查阅档案，所有审批程序通过OA工作流程完成。

2、立卷部门查阅本部门档案，填写《档案查阅申请表》，须经部门负责人审批；

3、查阅学校党委常委会、校长办公会会议记录，填写《学校党委常委会、校长办公会会议记录查阅申请表》）须经学校办公室负责人审批；

4、利用涉密档案，填写《涉密档案利用申请表》，须经学校保密办负责人审批；

5、利用会计档案，填写《会计档案利用申请表》，须经计划财务处负责人审批；

6、学校纪检、监察及审计部门在办案或审计过程利用档案，填写《专项工作档案利用申请表》，须经所在部门负责人和档案馆负责人审批；

7、科研项目档案实行课题负责人查阅原则，若委托他人查阅，须经课题负责人授权同意后方可查阅。

8、校外单位因公查阅学校档案，应持单位介绍信、个人有效身份证件、填写查阅登记表，经归档单位负责人审批，方可在馆内查阅或复制档案。

9、档案原则上一律不外借。学校内部单位因公务等特殊原因确需借出档案的，需在OA提交档案借出审批流程，由所在单位、所借档案立卷部门、档案馆负责人审核同意方可办理借出手续。校外单位因特殊情况借出档案，需经档案馆、归档单位负责人以及分管校领导审批。

档案外借时间一般不超过一周，档案在外借期间有涂改、伪造、损毁、丢失等情况，将依法追究相关责任人。档案外借业务实行“谁受理、谁负责”原则，具体经办工作人员负责督促与催还所借出档案的制度，归还档案时，须认真检查、核对所借阅档案完好无损，方办结归还手续。